Cambiar de proveedor de tecnología sin perder nada por el camino

Cuando una empresa decide cambiar de proveedor de tecnología, casi siempre lleva meses pensándolo. Las averías tardan en resolverse, las facturas no se entienden o simplemente la empresa ha crecido y el proveedor no. La decisión, al final, se toma en una tarde.

Lo que casi nunca se prepara es el traspaso. Y es ahí donde se pierde: la contraseña del correo que solo tenía el técnico, el dominio que estaba a su nombre, la copia de seguridad que resulta que dejó de hacerse en marzo. Nada de eso se nota el día del cambio. Se nota tres semanas después, cuando algo falla y quien sabía cómo arreglarlo ya no contesta.

Un buen traspaso no depende de la buena voluntad del proveedor que se va. Depende del orden en que se hacen las cosas. Son cuatro pasos, y ninguno es técnico.

1. Antes de avisar: haz la lista de lo que tienes

El peor momento para descubrir qué tienes contratado es después de comunicar que te vas. A partir de ese día, cada cosa que necesites del proveedor saliente depende de cómo se haya tomado la noticia.

Así que primero, en silencio, la lista. No hace falta que sea técnica, basta con que esté completa:

• El dominio y el correo: dónde está registrado el dominio, a nombre de quién y cuándo vence.
• Las cuentas en la nube: Microsoft 365 o Google, el almacenamiento, el sistema de gestión, las copias de seguridad.
• Las licencias: qué programas se pagan, quién figura como titular y cuándo se renuevan.
• Los equipos que gestiona: el router, el firewall, los servidores, las cámaras, la centralita.
• Los contratos con terceros: la línea de internet, la telefonía, el mantenimiento de la impresora.

Al lado de cada cosa, una pregunta: ¿esto está a nuestro nombre? Si la respuesta es «no lo sé», esa es la línea que hay que resolver primero.

2. Asegura las llaves antes de dar la noticia

De esa lista, hay unas pocas cosas que, si se pierden, paran la empresa: el dominio, el correo, la cuenta principal de la nube y el acceso a las copias de seguridad. Son las llaves.

Antes de avisar, comprueba que alguien de la empresa —no del proveedor— puede entrar en cada una con su propio usuario de administrador. No una contraseña compartida que «tiene el técnico», sino un acceso que sea de la empresa y que siga funcionando aunque el proveedor desaparezca mañana.

Si hoy no lo tienes, pídelo con naturalidad como una medida de orden interno. Es una petición razonable en cualquier momento, y mucho más fácil de hacer antes que después.

3. Pide el traspaso por escrito, con fecha

Una vez que avisas, el traspaso se pide por escrito: qué se entrega, en qué formato y para qué fecha. Lo mínimo que debería incluir:

• Todas las contraseñas y accesos, entregados de forma segura (no en un correo en claro ni por WhatsApp).
• El dominio y las licencias que estén a su nombre, pasados al de la empresa.
• Una copia completa de tus datos y de la configuración de los equipos.
• Un documento de cómo está montado todo: qué hay, dónde está y qué depende de qué.

Si al firmar con ese proveedor se acordó qué te llevabas al terminar —es la primera de las tres preguntas antes de firmar—, este es el día de sacar ese papel. Si no se acordó, el escrito sirve igual: deja constancia de qué se pidió y cuándo.

Y una precaución de calendario: no des de baja el contrato saliente hasta que el nuevo proveedor haya confirmado que tiene todo. Unas semanas de solape cuestan poco al lado de lo que cuesta quedarse sin nadie en medio.

4. Cierra el traspaso de verdad

El traspaso no termina cuando llega la última contraseña. Termina cuando se comprueba que todo funciona sin el proveedor anterior:

• Cambia todas las contraseñas que conocía quien se va, empezando por las llaves del paso 2.
• Quita sus usuarios del correo, la nube, el firewall y el acceso remoto. Es fácil olvidar alguno, y una cuenta antigua abierta es una puerta que nadie vigila.
• Prueba a restaurar una copia de seguridad. Que «se hagan» no es lo mismo que que sirvan, y el traspaso es el momento natural de comprobarlo.
• Revisa las primeras facturas de licencias y servicios: lo que estaba a nombre del proveedor tiende a seguir facturándose dos veces durante un tiempo.

Cómo usar esto

No hace falta hacerlo todo en un día. Lo importante es el orden: primero saber qué tienes, después asegurar las llaves y solo entonces dar la noticia. Hecho así, el cambio de proveedor es un trámite. Hecho al revés, es una negociación con alguien que ya no tiene motivos para ayudarte.

Si al hacer la lista del primer paso han salido más «no lo sé» de los que esperabas, ese es justamente el trabajo de la dirección de TI: estar de tu lado durante el cambio, revisar lo que entrega el proveedor que se va y comprobar que el nuevo recibe todo. Y si el cambio coincide con una mudanza, una sede nueva o una red que hay que rehacer, se lleva como un proyecto de principio a fin.