¿Departamento de TI propio o externo? Las cuentas que casi nadie echa bien
La comparación que se hace siempre —un sueldo contra una factura— es la que peor decide. Estas son las casillas que faltan en esa hoja, y cuándo gana cada opción.
Tarde o temprano llega la reunión. La empresa ha crecido, la tecnología ya no se sostiene con el sobrino que sabe de computadoras, y alguien pone la pregunta encima de la mesa: ¿contratamos a alguien de sistemas o lo llevamos por fuera?
Casi siempre se decide comparando dos números: el sueldo mensual de la persona que se contrataría y la cuota mensual de quien lo llevaría desde fuera. Es una comparación cómoda, rápida y equivocada, porque los dos números no miden lo mismo.
La primera casilla que falta: lo que cuesta de verdad una persona en nómina
El sueldo es la parte visible. Alrededor hay una lista que casi nunca aparece en la reunión:
- Las cargas de ley. Seguridad social, pensión, riesgos laborales, INFOTEP. No son opcionales y no son céntimos: pide a tu contable el porcentaje exacto sobre el salario bruto y anótalo, porque cambia la cuenta entera.
- La regalía pascual. Un salario más al año. Trece pagas, no doce.
- Las vacaciones y los días que no está. Cuando el único que sabe de sistemas se va dos semanas, alguien tiene que cubrir. Si no hay nadie, no se cubre: se aguanta.
- La formación. Un técnico que no se forma se queda obsoleto en tres años, y formarlo cuesta dinero y horas. No formarlo cuesta más.
- Las herramientas. Licencias, accesos, equipo. Un técnico sin herramientas es un técnico mirando.
- El coste de irse. Preaviso y cesantía si un día se marcha; y si se marcha él, se marcha también todo lo que sabía y nunca escribió.
Ninguna de estas casillas es un argumento contra contratar. Son, simplemente, las casillas que faltan para que la comparación sea honesta. Cuando se suman, el número mensual real de “tener a alguien” suele estar bastante por encima del sueldo que se puso en la pizarra.
La segunda casilla que falta: qué estás comprando en cada caso
Aquí es donde la mayoría de las cuentas se tuercen de verdad, porque las dos opciones no venden lo mismo.
Una persona en nómina te da disponibilidad: alguien que está, que conoce la casa, que resuelve lo del día a día sin que haya que explicárselo todo. Es mucho, y ninguna consultora lo sustituye.
Lo que rara vez te da —salvo que pagues un perfil sénior que en una pyme es difícil de justificar— es criterio: saber qué proyectos hay que hacer este año y cuáles no, negociar con proveedores que llevan veinte años negociando, revisar un contrato antes de firmarlo, decir que no a una compra que no hace falta.
Un servicio externo funciona al revés: te da criterio y dirección, y no te da a alguien sentado en la oficina a las tres de la tarde de un martes.
Por eso la pregunta correcta no es “¿cuál de los dos?” sino “¿qué me falta hoy: manos o cabeza?”. Muchas empresas tienen manos de sobra y llevan años tomando decisiones tecnológicas sin nadie que las dirija. Otras tienen la dirección clara y lo que no tienen es quien la ejecute.
Cuándo gana cada opción
- Gana contratar cuando el volumen diario justifica una persona a jornada completa: muchos usuarios, incidencias constantes, sistemas propios que hay que atender a diario. Si el trabajo llena el día, llénalo con alguien tuyo.
- Gana lo externo cuando el trabajo no llena el día pero las decisiones son grandes: cambiar la red, montar una sede, elegir un sistema de gestión, poner orden en los proveedores. Ahí no necesitas cuarenta horas semanales; necesitas que las decisiones estén bien tomadas.
- Gana el modelo mixto —y es el caso más común en una empresa mediana— cuando ya tienes técnicos que funcionan pero nadie por encima que marque el rumbo. Se contrata dirección desde fuera y se deja la ejecución dentro. Sale más barato que un director en nómina y aprovecha al equipo que ya tienes.
Cómo echar la cuenta en una tarde
No hace falta un estudio. Coge una hoja y responde a esto:
- ¿Cuántas horas de trabajo de tecnología genera tu empresa a la semana, de verdad? No lo que te gustaría, lo que hay. Si no llegan a veinte, una jornada completa te va a sobrar.
- ¿Cuánto dinero en decisiones tecnológicas vas a mover en los próximos doce meses? Suma proyectos, renovaciones de contrato y compras previstas. Ese es el dinero que un mal criterio te puede costar.
- Suma el coste real de la nómina, con todas las casillas de arriba, y ponlo al lado del coste del servicio externo. Ahora sí se pueden comparar.
- Pregúntate quién cubre las vacaciones y las madrugadas en cada escenario. Si la respuesta es “ya veremos”, esa no es una opción, es un riesgo con fecha.
La respuesta que salga puede ser cualquiera de las tres. Lo importante es que salga de una cuenta completa y no de comparar un sueldo con una factura.
Si la cuenta no te sale clara
Es normal: la mitad de los datos no están en la cabeza de nadie, están repartidos entre contabilidad, los contratos y lo que se compró hace tres años. Poner eso en una hoja es justamente lo que hacemos en un diagnóstico tecnológico, y si lo que decides al final es dirigir la tecnología sin ponerla en nómina, eso es la dirección de TI bajo demanda.
Sea cual sea la conclusión, la decisión mejora solo por escribir las cifras completas. Es una tarde de trabajo y suele ahorrar un año de dudas.